• Основной функционал сервиса Getsystem
• Равномерное распределение
• График работы менеджеров
• Несколько отделов продаж
• Заявки разной степени теплоты и разные сегменты
• Дополнительный функционал сервиса
• Ограничения по распределению в день
• Учет графика персонального менеджера
• Распределение на дежурных
• A/B тестирование и распределение между кураторами
• Как получить доступ к сервису?

Основной функционал сервиса Getsystem

Равномерное распределение

Основное назначение сервиса — равномерное распределение заявок из GetCourse между менеджерами отдела продаж. Заявки распределяются по очереди между менеджерами. Если распределение сегодня остановилось на 4м менеджере, то завтра продолжится с 5го.

График работы менеджеров

Распределение учитывает график работы менеджеров. Он устанавливается на неделю. Заявки получают только те менеджеры, которые находятся сегодня в графике. В любой момент в него можно внести изменения.

Несколько отделов продаж

В проекте можно создавать несколько отделов продаж. У каждого будет свой график. Можно настроить распределение равномерным в начале между отделами, а внутри отделов между менеджерами.

Например, если в первом отделе 4 менеджера, а во втором 6 менеджеров, то стандартно 20 заявок распределятся следующим образом: 8 заявок в 1 отдел продаж, 12 заявок во второй отдел продаж.

Если установить равномерное распределение между отделами, то каждый отдел получит по 10 заявок вне зависимости от количества менеджеров в нем. Внутри отдела заявки распределятся равномерно между менеджерами.

Заявки разной степени теплоты и разные сегменты

Каждая тип заявки или тип лида, как это называется будет иметь свою очередь распределения. Если у нас 2 менеджера - Лида и Света. Первый платный заказ приходит на Свету, следующий платный упадет на Лиду, даже если на нее в это время упала другая заявка (участник вебинара).

В каждом типе заявки (лида) работает свой список менеджеров. Часто он совпадает. Но в некоторых случаях отличается. Например, стажеров не ставят на распределение платных заявок. А регистрации распределяются только между квалификаторами или лидорубами.

Дополнительный функционал сервиса

Этот функционал выделю отдельно, т.к. его использование не очевидно и он применяется лишь в некоторых школах.

Ограничения по распределению в день

Можно поставить ограничение по распределению на весь сегмент заявок. Например, чтобы распределялось максимум 50 холодных заявок в день. Сценарий распределения остальных холодных можно настроить в самом GetCourse. Например, распределить их на следующий день или вообще не распределять.

Также можно поставить ограничение по распределению на определенного менеджера.

Если менеджер достиг сегодня своего лимита, то заявки получают все менеджеры, кроме него. На следующий день лимит обновляется.

Если менеджеру за сегодня уже распределено 10 заявок и мы после этого устанавливаем меньшее ограничение, например, 5, то менеджер больше заявок не получает.

Учет графика персонального менеджера

В онлайн школах часто используется настройка персональных менеджеров. Персональный менеджер закрепляется за клиентом, с которым он ранее работал. Все заказы от данного клиента получает именно персональный менеджер.

Персональный менеджер может быть на выходном или в отпуске. Заказа от его клиента в любом случае нужно будет обработать. В этом случае в личном кабинете Getsystem можно настроить распределение с учетом графика работы персонального менеджера.

Если персональный менеджер на выходном, то заявка от его клиента авто распределяется между другими менеджерами. В итоге, заказ обрабатывают своевременно.

Распределение на дежурных

Бывает, что в вечернее время или на автовебинаре с заявками работают определенные менеджеры. Такие смены можно добавить для распределения в автоматическом режиме.

Для этого создается еще один отдел с дежурными, у них также устанавливается график.

Создается еще один тип лида (сегмент) — распределение в дежурство. В него добавляются все менеджеры из нового отдела с дежурными. В GetCourse в процессе распределения мы проверяем текущее время. Если у нас, больше 19:00, то платную заявку мы распределяем как новый тип лида (сегмент) — распределение в дежурство. В новом отделе не смотря на то, что менеджеры прежние к их коду прибавляется 1. Например, Татьяна была с номером 1, теперь у нее два кода «1» и «11». Оба мы проверяем при распределении.

A/B тестирование и распределение между кураторами

Так как в сервисе есть функция равномерного распределения, ее можно использовать не только в отделе продаж, но и в других подразделениях. Например, для равномерного распределения кураторов или для A/B тестирования воронки.

Например, у вас есть 2 разных автовебинара, которые ведут на один продукт. Возможно автовебинары одинаковые, но изменена только стоимость тарифов. Вы можете равномерно разделить весь трафик в воронке на 2 потока. Один отправить на первый автовебинар, следующий поток — на второй. И замерить конверсию каждого. Если распределять массово и вручную в самом GetCourse, то распределение не будет рандомным. В 1 поток попадут пользователи, которые раньше появились в базе GetCourse.

Как получить доступ к сервису?

Если сервис распределения у вас еще не подключен, вы можете написать мне в личные сообщения в telegram https://t.me/shchaev, я выдам доступ для тестирования сервиса на 14 дней. Сервис оплачивается по ежемесячной подписке:

• До 8 менеджеров - 900 руб в месяц
• До 15 менеджеров - 1 600 руб в месяц
• От 16 менеджеров - 2 500 руб в месяц

• Вводная часть, как выглядит уведомление
• Что нужно настроить техническому специалисту
• 1. Настроить отделы поддержки
• 2. Включите системные уведомления об обращении в поддержку
• Что нужно сделать самому менеджеру
• 1. Подключить telegram бот ✈️
• 2. Проверить настройку персональных уведомлений
• 3. Перевести диалоги в свой отдел поддержки.
• Почему при данных настройках уведомления все равно не приходят

Вводная часть, как выглядит уведомление

Общение с клиентами в GetCourse происходит в разделе "Входящие". Именно туда поступают новые обращения и ответы на сообщения менеджеров.

Менеджер может включить уведомления о входящих сообщениях от его клиента. Для этого понадобится настройка и со стороны технического специалиста и настройка персональных уведомлений со стороны менеджера.

В этой статье настроим такие уведомления в своем аккаунте на GetCourse.

Что нужно настроить техническому специалисту

1. Настроить отделы поддержки

Для отдела продаж можно иметь и один отдел поддержки, но уведомления по новым сообщениям будут получать все исполнители и супервайзеры данного отдела, если у них данное уведомление включено. Чтобы настроить персональные уведомления, следуйте инструкции ниже.

Перейдите в раздел «Сообщения» — «Настройки» — «Отделы». Это можно сделать по ссылке {ваш_аккаунт}/pl/talks/respondent

Нажмите на кнопку "Создать отдел" в правом верхнем углу.

Назовите отдел по имени первого менеджера. В настройки отдела добавьте данного менеджера исполнителем, а РОПа — супервайзером. Именно исполнители и супервайзеры отдела будут получать уведомления о новых сообщениях в отделе поддержке. Можно назначить и менеджера супервайзером. Подробнее о правах сотрудников в отделах поддержки можно прочитать здесь https://getcourse.ru/blog/276174

Укажите, что никто не может написать в этот отдел напрямую. Чтобы пользователи не видели отдел поддержки. В данный отдел обращения будет переводить сам менеджер.

Добавьте отделы на каждого менеджера. ✅ Готово, отделы поддержки настроены.

2. Включите системные уведомления об обращении в поддержку

Перейдите в раздел «Сообщения» — «Настройки» — «Уведомления». Это можно сделать по ссылке {ваш_аккаунт}/pl/notifications/settings

Далее перейдите в настройки «Обращений в техподдержку».

Укажите, что администраторы и менеджеры могут получать уведомления в информере и телеграм.

Сохраните настройки ✅

Что нужно сделать самому менеджеру

1. Подключить telegram бот ✈️

Если telegram у вас уже подключен, переходите к шагу 2.

Для того, чтобы подключить telegram бот, нажмите на аватарку своего профиля в левом верхнем углу → перейдите в Уведомления

Далее нажать кнопку «Подключить Telegram». Для последующей настройки бота, у вас должно быть установлено приложение Telegram desktop для ПК. Если оно не установлено, скачать его можно бесплатно по ссылке https://desktop.telegram.org/

Если приложение Telegram desktop установлено, нажимаем на кнопку «Подключить Telegram». В браузере откроется окно. Откройте ссылку в приложении.

Нажмите кнопку «Запустить».

Вы увидите стартовое сообщение и появится возможность написать боту. В вашей школе стартовое сообщение может отличаться.

Если перейти назад, в настройки уведомлений, telegram бот будет подключен.

Если бот не получается подключить, напишите техническому специалисту своей школы.

2. Проверить настройку персональных уведомлений

В этом же разделе уведомлений проверьте, что у вас настроено уведомление об обращении в техподдержку.

Если этого пункта уведомлений нет, напишите техспециалисту школы.

У вас должны стоять галочки напротив информера и telegram. Если они не стоят, то можно их поставить самостоятельно и сохранить настройки.

Рекомендую отключить лишние уведомления. Чтобы не перегружать информер. В т.ч. уведомление о создании заказа. Данных уведомлений будет много, и вы можете потерять нужные уведомления.

3. Перевести диалоги в свой отдел поддержки.

Чтобы вам приходили уведомления об ответах клиента, нужно открыть диалог и перевести его из общей поддержки или другого раздела, в котором находится клиент в свой отдел (по вашему имени).

Нужно выбирать свой отдел поддержки в т.ч. когда вы отправляете первое сообщение клиенту.

При таких настройках уведомление о следующем сообщении этого клиента придет вам в telegram бот и информер.

На сообщение можно ответить в самом боте, тогда ответ уйдет клиенту тем способом, которым он отправлял вопрос.

Почему при данных настройках уведомления все равно не приходят

1. Проверьте, что после того, как пользователь отправляет сообщения, отдел не меняется на основной. Это может быть из-за того, что стоит такая настройка, как на скриншоте — сообщения после отправки снова помещаются в отдел с такими настройками. И уведомления не приходят менеджеру.

2. Вы не указаны исполнителем или супервайзером в своем отделе поддержки. Техническому специалисту нужно проверить эти настройки.

💬 Хочешь узнать больше или получить индивидуальную консультацию? Напиши мне в telegram @shchaev — я помогу разобраться в любом вопросе и поделюсь опытом! 🚀